Außerdem sollten Sie frühzeitig klären, zu welchem Anteil sich die Zeitschrift über Abonnements, Spontankäufe am Kiosk, im Bahnhof etc. und Anzeigen finanziert. Hierbei können Sie auch gleich überlegen, wen Sie als Anzeigenkund*innen gewinnen möchten.

Anschließend sollten Sie durchrechnen, was das in etwa kosten wird. Ihr Budget ist groß genug? Herzlichen Glückwunsch! Dann können Sie sich aussuchen, in was Sie besonders viel investieren: einzigartige Geschichten, kunstvolle Fotos, eine besondere Papierqualität, Werbung … Falls zu erwartende Kosten und Budget (noch) nicht zusammenpassen, können Sie gezielt nach weiteren Finanzierungsquellen suchen, Sparmaßnahmen überlegen oder beides.

Danach heißt es: Alle Beteiligten erhalten ihre Aufträge und Deadlines, und los geht’s!

Falls Sie ein Symposium planen, ist die Auswahl der richtigen Redner*innen das A und O. Dort, wo Frauen und Männer, bekanntere und neue Gesichter, Profis mit unterschiedlichen Erfahrungen und Ansichten sich ein Stelldichein geben, fühlt das Publikum sich besonders wohl. Bevor Sie ihre Wunsch-Referent*innen ansprechen, empfiehlt sich die umfassende Recherche über jede einzelne Persönlichkeit. Keine Angst vor Koryphäen: Auch die weltgewandteste Professorin, der Bestsellerautor mit den Millionen verkaufter Exemplare sind Menschen! Wenn Sie die richtigen Kontaktpersonen (Agent*in, Universitäts-Sekretariat …) freundlich und früh genug kontaktieren, und wenn in Ihrer Anfrage durchschimmert, dass Sie sich wirklich mit dem Werk dieser Persönlichkeit auseinandergesetzt haben, kommt mindestens eine freundliche Antwort, wenn nicht sogar eine Zusage.

Nun gilt es, darauf zu achten, dass das Symposium nicht durch Kleinigkeiten verkompliziert wird. Ein schwer zu erreichender Veranstaltungsort mit wenig Parkplätzen nimmt dem schönsten Event den Glanz. Auch, wenn beim Catering etwas schiefgeht, nimmt das Publikum das oft übel. Umgekehrt wird mit hochwertigem Essen, gutem Service, einer gut erreichbaren Location Ihr Symposium unvergesslich. Womöglich erzielen Sie dank einer flankierenden Fachausstellung auch noch einen schönen Gewinn, und die Presse vor Ort sowie die überregionale Fachpresse berichten. Dann hat sich der Aufwand gelohnt.

Wenn Sie Ihre Veranstaltung im Video festhalten möchten, sind Ton, Bild und ausreichend Stromquellen ebenso wichtig wie die Schönheit der Umgebung.

Mähdrescher oder Bauarbeiten direkt nebenan, die den Ton stören, sorgen spätestens im Schnitt für Frust. Oft unterschätzt wird auch die Bedeutung des richtigen Lichts. Draußen ist die Nachmittagssonne besonders schmeichelhaft – sie vergoldet den Teint aller Personen, die Sie aufnehmen. Das Zweitbeste ist eine durchgehende Wolkendecke. Zu grelles Sonnenlicht aus dem falschen Winkel wirft hingegen hässliche Schatten, da gilt es, mit Reflektoren oder zusätzlicher Beleuchtung gegenzusteuern.

Drinnen ergeben künstliche Beleuchtung und von außen einfallendes Sonnenlicht oft einen hässlichen Farbmix. Dann können Sie entweder durch Rollladen oder Jalousien die Sonne aussperren oder mit speziellen Leuchten gegensteuern.

Wenn Sie draußen drehen und nicht nur Handy oder Handkamera nutzen, dürfen Sie den Strom nicht vergessen. Mitten im Grünen muss man seine Steckdosen schon selbst beisteuern.

Das Wichtigste für ein gelungenes Video sind jedoch immer ein Plan (welche Geschichte möchten wir erzählen?) und genug Zeit. Der Plan hilft, damit alle wichtigen Aussagen, Orte und Personen in der gewünschten Weise aufgenommen werden. Doch Hektik und Eile sorgen oft für Pannen, Versäumnisse, technische Unfälle. Dagegen ermöglicht es das Drehen mit Weile, Szenen zu „komponieren“, Situationen aus unterschiedlichen Perspektiven nachzustellen sowie viele Schnittbilder von Details oder der Umgebung aufzunehmen. So können Sie hinterher im Schnitt nicht so Gelungenes einfach herausschneiden und kaschieren.

Jede Wette: Beim zweiten Videodreh wird alles leichter.