5 Tipps für Ihr Symposium

Wenn Sie im Vorfeld Ihres ersten Symposiums einige einfache Regeln einhalten, können Sie Teilnehmer*innen, Referent*innen und Aussteller*innen gleichermaßen begeistern.  Und wetten, dass Sie jede Menge Spaß dabei haben?

Veranstaltungsort: Fahren Sie hin!

Im Netz und auf Werbeflyern sehen alle Locations toll aus. Doch wie fällt das Licht, wenn kein Fotograf die dunklen Ecken ausleuchtet? Passt die Akustik? Sind die Sitze bequem? Ist der Speisesaal gemütlich? Wie leicht lässt sich ein Abstands- und Hygienekonzept umsetzen? Wo befinden sich die Steckdosen – die Parkplätze – die Toiletten? Das zeigt kein Foto, das muss man erleben. Also fahren Sie hin  oder schicken Sie jemanden, dem Sie vertrauen, bevor Sie verbindlich buchen.

Denken Sie an einen Referent*innen-Mix

So toll Prominenz auf dem Podium ist, so sehr freut das Publikum sich zusätzlich über neue Gesichter. Also durchforschen Sie die Universitäten nach unbekannteren Koryphäen oder fragen Sie bei Fachgesellschaften nach Empfehlungen. Die Erfahrung zeigt: Sind Frauen und Männer vertreten, Jüngere und Ältere, Bekanntere und Nachwuchs-Wissenschaftler*innen, werden Symposien unvergesslich.

Mut zu Exoten-Themen

Ein neuer Behandlungsansatz für eine Volkskrankheit, ein nahendes Gesetz, eine aktualisierte Leitlinie sind natürlich einen Vortrag wert. Doch geben Sie auch Studien, Plänen und Entwicklungen eine Chance, die noch nicht jede*r kennt. Oder seltenen Erkrankungen, oder bewegenden Fallberichten. So holen Sie alle im Publikum ab: Die, die der Top-Themen wegen da sind und die, die sich als „Trüffelschweine“ betrachten.

Halten Sie einen Joker bereit

Professorin X wacht mit Magen-Darm-Grippe auf, Dr. Y steht im Stau. Und jetzt? Wie gut, wenn Sie jemanden dabei haben, der im Notfall spontan einen Vortrag halten kann – vielleicht sind sogar Sie selbst dieser Jemand. Keine Angst, in diesem Falle verlangt kein Gast Perfektion, stattdessen sind viele dankbar für Ihr fachkundiges „Plaudern aus dem Nähkästchen“ oder Ihre Einblicke in ein Fachgebiet, in dem Sie sich ohnehin zuhause fühlen.

Tolle Technik ist gut, Präsenz ist besser

Der Alptraum jeder Moderatorin, jedes Redners: Die ausgefeilte Video- und Folien-Präsentation kann nicht präsentiert werden, weil die Technik spinnt. Dem können Sie ein Stück weit vorbeugen, wenn Sie vor der Veranstaltung alle Vorträge vorliegen haben und diese auf mehreren Datenträgern dabei sind. Aber auch im schlimmsten Falle können Sie – gut vorbereitet – Ihre Redner*innen retten, wenn diese plötzlich quasi mit leeren Händen dastehen. Interviewen Sie sie, kitzeln Sie Beispiele aus ihnen heraus, starten Sie eine spontane Podiumsdiskussion. Versprechen Sie dem Publikum, die eigentliche Präsentation später an alle zu mailen. Sie werden Dank und Zufriedenheit ernten.